简述我国目前企业合同管理之现状及对策

郭俊然 平顶山市城市信用社


西方谚语说：“财富的一半来自合同”。随着我国加入WTO，社会主义法治建设的逐步推进，企业依法经营决策问题必将更加突出地显现出来。合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。经营活动是风险与利益共存的活动，利益越大，风险也越大。企业在日常的经济交往中极易陷入不法分子设置的合同陷阱中，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。因而企业合同管理是企业管理的重要内容，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。

一、我国企业在合同管理上存在的问题。
合同法制观念淡薄，风险意识差。
一些企业签订合同时普遍缺少对对方资信的调查了解，没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书。更有一些企业没有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丢失或仅保存一些复印件，一旦自己的合法权益被损害便无法主张自己的权利。另外对销售人员的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。有的企业没有明确的销售人员授权制度，有的单位超过应有的权利范围对外签订合同，有的一般员工未经授权也对外签订合同。由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定，而这些规定，对这些未经授权人员所订立的合同所致的结果，往往对企业不利。
合同文本不规范、条款过于简单、模糊。
一些合同简单地以“协议书”、“意向书”等命名，根据我国现行法律规定它们的意思是不同的，所表达的法律效力也有别。此外一些合同的条款过于简单，或仅约定几条意见或简单地归结为一小段话。再者，合同条款约定的意思不明确、不具体。例如：合同约定按需供货，以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等。合同的成立虽然从理论上而言仅有主体和标的就可以成立，但是标的的数量如果不明确很容易产生纠纷。像“以合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任”这样的条款等于没有约定，不由合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任，难道要有刑法解决合同争议，由守约者承担违约责任吗？合同法规定了协商、调解、仲裁和起诉四种合同争议的解决方法，应尽量明确是那一种方法。同时当事人对于违约责任可以约定定金罚则、违约金、赔偿损失等。
另外，有的合同约定合同签订地点为平顶山市。平顶山有四个市辖区到底是那一个区？很不明确。根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖。同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则则是无效约定。
合同的主体资格问题。
根据我国的《合同法》、《民法通则》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能科室是无权对外签订合同的。现实中一些企业的什么供应站、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些企业的销售人员直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。
合同的效力问题。
在此必须明确一个问题，合同的生效不同于合同成立。一般情况下当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章。殊不知签字盖章的意思是法定代表人或其授权委托的人签字加单位公章。还有一些合同没有明确合同的履行期限，这就给合同安全埋下了隐患。

二、防范和化解合同风险对策。
在签订合同时应注意的事项。
　　关于签订合同的主体。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人授权委托书的法人委托人。法人委托人必须在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约，但经特别授权并发给委托证明的例外。
签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。
经济合同除即时结帐者外，应一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。
合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：（ 1） 部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。（ 2） 正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价钱金额必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。（3） 结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
签订经济合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。这样，一旦发生纠纷我们就可以避免许多现实中麻烦。
签订购货合同应以现货为主，并坚持经销定进原则；付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金的须注明其生效条件和违约责任。签订销货合同应以现款为主，不得随意赊销。
合同的审核。
有条件的企业应设置专门的法律顾问室或指派专人负责管理合同，同时设定签订合同的审批权限。审查合同时应注意以下要点：（1）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司规章制度的规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（2）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。（3）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
经济合同纠纷的处理
企业在处理纠纷时，内部应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。合同纠纷的提出，（加上我方与对方当事人协商处理纠纷的时间）应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁的足够时间。同时必须尽量收集下列证据材料： 经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等； 送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；货款的承付、托收凭证，有关财务账目；产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；有关违约的证据材料；其它与处理纠纷有关的材料。
对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
企业必须认真做好合同管理和基础工作。（1）建立合同档案。每一份都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。（2）建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台账和总台账。每个企业应设一个总台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。（３）制作“合同情况月报表”。各企业应每月将上月合同的履行情况制成月报表。（4）为保证合同内容的合法性，同时也为了避免给公司造成不必要的损失，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同书或介绍信等，如确有需要，须经特别批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理准销手续。



国家工商行政管理局


公司注册资本登记管理暂行规定

1995年12月18日，国家工商行政管理局

第一条 为了加强对公司注册资本的登记管理，规范公司的登记行为，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）和其它有关法律、行政法规的规定，制定本规定。
第二条 公司登记机关依法对公司注册资本进行登记管理。
公司登记机关依据国家法律、行政法规、规章和公司章程，审查公司注册资本，对符合法律、行政法规、规章的，予以核准；对不符合法律、行政法规、规章的，不予核准。
第三条 公司注册资本数额、股东或者发起人的出资方式，应当符合法律、行政法规的规定。
第四条 公司设立登记或者变更注册资本时提交的验资证明，须由经工商行政管理机关登记注册的会计师事务所或者审计事务所出具。会计师事务所或者审计事务所出具的验资证明，应当符合《公司法》和其它有关法律、行政法规、规章的规定。
第五条 验资证明由验资报告及附件组成。验资报告应当以文字报告的形式确切地表述验证的内容。验资报告须由注册会计师签字或者盖章、会计师事务所或者审计事务所加盖公章后方为有效。
第六条 办理公司设立登记或者注册资本变更登记，应当在验资机构出具验资证明之日起90日内向公司登记机关提出申请。
第七条 注册资本中以货币出资的，股东应当将其认缴的出资足额存入新设立公司所在地银行的“专用帐户”。公司成立前，任何单位和个人不得动用“专用帐户”内的资金。
“专用帐户”的开立、撤销及该帐户资金的划转，按照中国人民银行的有关规定办理。
第八条 注册资本中以实物出资的，公司章程应当就实物转移的方式、期限等做出规定。
实物中须办理过户手续的，公司应当于成立后半年内办理过户手续，并报公司登记机关备案。
第九条 注册资本中以工业产权出资的，公司章程应当就工业产权转让登记事宜做出规定。
其中以专利权出资，其专利权人为全民所有制单位的，专利权转让须经上级主管部门批准；以注册商标出资须由商标主管部门审查的，按有关规定先由商标主管部门审查同意后方能作为出资。
公司应当于成立后半年内依法办理工业产权转让登记手续，并报公司登记机关备案。
第十条 注册资本中以非专利技术出资的，公司章程应当就非专利技术的转让事宜做出规定。
公司成立后一个月以内，非专利技术所有人与受让人（公司）应当签订技术转让合同，并报公司登记机关备案。
第十一条 注册资本中以工业产权、非专利技术作价出资的，其金额与注册资本的比例应当符合国家有关规定。
工业产权、非专利技术中属于国家规定的高新技术成果的，应当经国家、省（部、委）科技主管部门鉴定或者认定。
第十二条 注册资本中以土地使用权出资的，公司章程应当就土地使用权出资事宜做出规定。
以划拨土地使用权出资的，使用人应当向市、县人民政府土地管理部门申请办理土地使用权出让手续后方能作为出资；城市规划区内的集体所有的土地应当先依法征为国有土地后方能作为出资；农村和城市郊区的集体所有的土地（除法律规定属于国家所有的以外）应当经县级人民政府登记注册，核发证书，确认所有权后方能作为出资。
公司应当于成立后半年内依照法律、行政法规规定，办理变更土地登记手续，并报公司登记机关备案。
第十三条 《公司法》规定必须进行评估作价的出资，须由经工商行政管理机关登记注册的评估机构评估作价。国有资产评估结果依法须由有关行政主管部门确认的，由法律、行政法规、规章规定的部门进行确认；非国有资产评估结果或者依法不需进行确认的国有资产评估结果，由股东或者发起人认可，验资机构进行验证。
第十四条 设立有限责任公司的验资报告，应当载明以下内容：
（一）公司名称；
（二）股东的名称或者姓名；
（三）股东的出资额和出资方式；
（四）开户银行和专用帐户的帐号；
（五）股东缴纳出资情况；
（六）以实物、工业产权、非专利技术、土地使用权出资的评估结果以及工业产权、非专利技术所占注册资本的比例；
（七）其他事项。
第十五条 设立股份有限公司的验资报告，除载明第十四条规定的内容外，还应当载明设立方式。以募集方式设立的，应当载明发起人认购的股份和该股份占公司股份总数的百分比。
第十六条 验资报告应当附以下有关文件：
（一）验资机构、资产评估机构的《企业法人营业执照》复印件；
（二）银行出具的企业登记注册入资凭证；
（三）以实物出资的，附实物转让清单；
（四）以专利权出资的，附专利证书复印件和专利登记簿副本复印件；
（五）以注册商标出资的，附《商标注册证》复印件；
（六）以土地使用权出资的，附土地使用权证明；
（七）以非货币出资的，附资产评估报告及评估结果确认书或者股东、发起人认可证明。
第十七条 公司变更注册资本，应当向公司登记机关提交以下文件：
（一）公司法定代表人签署的变更登记申请书；
（二）股东会决议；
（三）减少注册资本的，应当提交减少注册资本公告和公司债务清偿报告或者债务担保证明；
（四）公司以合并、分立而变更注册资本的，应当提交合并协议、分立决议或者决定，以及合并、分立公告和债务清偿或者债务担保证明，并附资产负债表及财产清单；
（五）股份有限公司因合并或者分立而变更注册资本的，应当提交国务院授权部门或者省级人民政府的批准文件；
（六）股份有限公司因发行新股而增加注册资本的，应当提交国务院授权部门或者省级人民政府的批准文件；向社会公开募集股份的，还应当提交国务院证券管理部门的批准文件；
（七）法律、法规规定的其它文件。
第十八条 公司增加注册资本，以非货币出资的，股东应当依法办理财产权转移手续后，再向公司登记机关申请注册资本变更登记。
第十九条 公司变更注册资本，会计师事务所、审计事务所应当对注册资本增加部分或者减少后的注册资本进行验证，并出具验资报告。
第二十条 公司变更注册资本的验资报告应当载明以下内容：
（一）公司名称；
（二）股东的名称或者姓名；
（三）股东的出资额和出资方式；
（四）原注册资本额；
（五）申请变更后的注册资本额；
（六）新增注册资本的缴纳情况；
（七）开户银行和帐号；
（八）减少注册资本的，应当载明公司债务清偿情况。
第二十一条 有限责任公司成立后，作为出资的实物、工业产权、非专利技术、土地使用权的实际价额显著低于公司章程所定价额的，应当由交付该出资的股东补交其差额。原出资中的实物、工业产权、非专业技术、土地使用权应当重新进行评估作价。公司注册资本应当进行重新验证并出具验资报告。
工业产权转让登记手续因不符合法律、法规的规定，未能办理财产权转移手续的，交付该出资的股东或者发起人应当以其它出资方式补交其数额。补交的数额应当进行重新验证并出具验资报告。
第二十二条 公司登记机关发现公司注册资本不实的，可以要求该公司到指定的验资机构进行验资，并在规定期限内提交验资证明。
第二十三条 对股东或者发起人以非货币出资，未按照本规定第八条、第九条、第十条、第十二条的规定报公司登记机关备案，或者备案内容与公司章程规定的内容不符的，视为虚假出资。
第二十四条 股东或者发起人未按公司章程规定缴纳出资，或者以非货币出资未转移财产权、验资机构或者资产评估机构出具虚假证明文件的，公司登记机关应当依照国家有关法律、法规的规定予以处罚。
第二十五条 外商投资企业注册资本的登记管理适用本规定。法律、行政法规另有规定的除外。
第二十六条 依照《中华人民共和国企业法人登记管理条例》设立的非全民所有制企业注册资金的登记管理，参照本规定执行。
第二十七条 本规定自1996年3月1日起施行。