推动电子文件归档工作的思考

张智涛


　　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

　　(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

　　(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?

　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?

　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?

　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

　　清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?

　　与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?

　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

河南省焦作市人民政府


焦作市人民政府规范性文件制定程序规定


第一章 总则
第一条 为了规范市人民政府规范性文件制定程序，保证文件质量，根据《中华人民共和国立法法》及有关法律法规，参照国务院《行政法规制定程序条例》，结合本市实际情况，制定本规定。
第二条 本规定所称的规范性文件是指市人民政府为科学地领导和管理各项行政工作，根据法律、法规、规章和其他政策措施，结合本市实际情况，以政府令、政府文件或政府通告等形式制定、公布的在本行政区域内对公民、法人和其他组织具有普遍约束力的行政性文件的总称。
第三条 规范性文件的立项、起草、审查、决定、公布、解释，适用本规定。
第四条 制定规范性文件应当确有必要。法律、法规、规章或其他上位法已有明确规定且可操作性较强的，不再制定规范性文件。
第五条 制定规范性文件，应当遵循下列原则：
（一）坚持法制统一，不得与法律、法规、规章和其他上位法相违背；
（二）体现改革精神，科学规范行政行为，促进政府职能向经济调节、市场监管、社会管理和公共服务转变；
（三）符合精简、统一、效能、便民的原则，在不违背国家、省有关规定的前提下，减少审批环节，提高行政效率，方便群众办事；
（四）充分发扬民主，走群众路线；（五）注重实效，符合本市实际。
第六条 规范性文件的名称分为：
（一）依照法律、法规、规章和上级规范性文件制定的具体实施措施，称“实施办法”、“实施细则”。
（二）根据法律、法规、规章和上级规范性文件，结合本市实际制定的文件称“决定”、“规定”、“办法”。对暂不成熟又急需制定施行的文件，称“暂行规定”、“暂行办法”或“试行办法”。
（三）涉及法律、法规、规章和上级规范性文件，且内容较为专一和简单，需要公众周知的文件，称“通告”。
（四）为加强对某一行业领域的管理，急需制定涉及公民权利和义务，具有普遍约束力的文件，称“通知”、“意见”等。
第七条 规范性文件用语应当准确、简洁，条文内容应当明确、具体，逻辑严密，具有可操作性。第八条市人民政府法制部门负责对规范性文件制定工作进行指导、督促、协调和审核把关。
第二章 立项
第九条 市人民政府法制部门可以根据法制建设和实际情况需要，督促有关部门申报规范性文件制定项目。市人民政府各工作部门应当于每年12月底以前，以书面形式向市人民政府法制部门申报立项。
公民、法人及其他组织均可以向市人民政府法制部门提出制定规范性文件的项目建议。
第十条 报送规范性文件的立项申请或者建议，应当对制定规范性文件的必要性、所要解决的主要问题、拟确定的主要制度以及制定文件依据等作出说明。
第十一条 市人民政府法制部门应当根据法律、法规、规章，围绕市委、市人民政府的中心工作和重要决策，对规范性文件的立项申请进行综合研究和协调论证，拟订市人民政府年度规范性文件制定计划，报市人民政府批准后执行。
第十二条 列入市人民政府年度规范性文件制定计划的项目应当符合下列要求：
（一）适应本市经济发展和社会各项事业全面进步以及社会大局稳定的需要；
（二）法律、法规、规章及其他上位法没有明确规定或虽有规定但内容比较原则和笼统；
（三）有利于市委、市人民政府中心工作的顺利开展；
（四）有关的社会条件和实践经验基本成熟；
（五）所要解决的问题属于市人民政府的职权范围并符合实际情况。
第十三条 年度规范性文件制定计划一经确定，必须严格执行。除紧急情况突发、经济社会发展或市委、市人民政府中心工作急需外，一般不予调整。
年中确需增加的规范性文件项目，由市人民政府法制部门提出意见，报经市人民政府主要领导批准。
第十四条 市人民政府法制部门应当加强对年度规范性文件制定计划执行情况的监督和指导。
对列入年度规范性文件制定计划的项目，承担起草任务的单位应当抓紧工作，如期完成起草任务。逾期完不成起草任务或者确属特殊情况影响如期完成的，起草单位应在限期完成起草时间的下一月向市人民政府及法制部门作出书面报告。
第三章 起草
第十五条 规范性文件主要由市人民政府各有关工作部门起草。
内容涉及众多部门职权或关系全市工作大局的规范性文件，由市人民政府法制部门负责组织起草。必要时，市人民政府法制部门可以委托律师或专家学者起草。委托律师或专家学者起草的，应当给予一定的报酬。
负有起草任务的单位应当成立起草小组，并指定负责人和执笔责任人限期完成。
第十六条 起草规范性文件，应当深入实地调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，进行论证。
第十七条 起草的规范性文件，涉及市人民政府其他有关工作部门的职责或者与其他部门关系紧密的，起草单位应当充分征求其他有关部门和单位的意见。对有不同意见的应进行充分协商；经过协商仍不能取得一致意见的，起草单位应当在上报规范性文件送审稿（以下简称送审稿）时说明情况和理由。
第十八条 起草单位上报的送审稿及其说明应当经过部门或单位领导班子集体讨论，由主要负责人签署，以正式公文形式报送市人民政府法制部门。
起草单位应当就所起草的规范性文件的必要性，有关法律、法规、规章和政策依据，所规定的主要行政措施，涉及有关方面的意见等情况作出文字说明。
第四章 审查
第十九条 送审稿由市人民政府法制部门负责统一审查。
法制部门应主要从以下方面对送审稿进行审查：
（一）是否符合本规定第四条的规定；
（二）是否符合国家、省有关法律、法规、规章和其他上位法及政策的规定；
（三）是否与市人民政府现行有效的规范性文件相协调、衔接；
（四）是否正确对待和处理有关机关、组织、公民对规范性文件送审稿提出的意见和建议；
（五）是否符合规范性文件体裁、文字语言等技术要求；
（六）需要审查的其他内容。
第二十条 送审稿有下列情形之一的，法制部门可以告知起草单位缓办或者退回起草单位重新起草：
（一）制定规范性文件的基本条件尚不成熟；
（二）不符合国家、省有关法律、法规、规章和其他上位法及政策的规定；
（三）有关部门对送审稿设定的主要制度存在较大分歧和争议，起草单位尚未与关系紧密的有关部门或单位进行过协商；
（四）不符合本规定第十八条的规定。
第二十一条 市人民政府法制部门对送审稿进行初审时，应当就送审稿的有关条款内容进行深入细致的调查研究；认为确有必要借鉴外地经验的，可以列出考察提纲，组织有关部门进行考察。
第二十二条 市人民政府法制部门对送审稿初审并修改后，应当就送审稿涉及的主要问题召开由市人民政府有关部门和单位参加的征求意见会，广泛听取意见，也可以采取发送征求意见函的形式征求意见。
市人民政府有关部门和单位应当按要求派人参加征求意见会。以书面形式向法制部门反馈意见时，须由主要负责人签署，加盖部门或单位印章。
第二十三条 送审稿涉及重大问题的，市人民政府法制部门可以召开由有关机关、社会团体、行政管理相对人、公众代表、律师、专家学者参加的座谈会、论证会，充分听取意见。
第二十四条 送审稿直接涉及公民、法人或者其他组织切身利益，或者对全市经济和社会发展有重大影响的，市人民政府法制部门可以将初步论证修改后的征求意见稿通过《焦作日报》和互联网向社会公开征询意见，也可以以举行听证会的形式征询社会各界意见。
举行听证会的，应当符合下列要求：
（一）听证会公开举行，法制部门和起草单位应当在举行听证会的30日前公布听证会的时间、地点和内容；
（二）参加听证会的有关机关、组织和公民对起草的规范性文件，有权提问和发表意见；
（三）听证会应当制作笔录，如实记录发言人的主要观点和理由；
（四）市人民政府法制部门会同起草单位认真研究会中反映的各种意见，对合理合法和有益的意见应当采纳。
第二十五条 市人民政府有关部门对送审稿涉及的主要措施、管理体制、权限分工等问题有争议的，市人民政府法制部门应当进行协调，尽可能达成一致意见；不能达成一致意见的，应当将争议的主要问题、有关部门的意见、处理建议等汇总成书面材料，按照业务分工呈送市长和有关副市长审阅。
市人民政府市长、有关副市长认为有必要进行协调的，可召开专门会议进行研究讨论和协调。市人民政府法制部门应根据专门协调会议讨论的意见，对送审稿进行修改完善。
第二十六条 市人民政府法制部门对基本成熟的规范性文件文稿应当分别呈报市人民政府市长、副市长、秘书长以及其他有关政府领导审阅，而后按照审阅意见对规范性文件文稿进行充分修改，形成规范性文件草案。经市长和有关副市长同意后，列入市人民政府常务会议议题予以审议。
第二十七条 规范性文件草案一经列入市人民政府常务会议议题，法制部门和起草部门应当按照市人民政府办公室的要求，在会议前一日提交规范性文件草案和起草说明。
起草说明应当经过市人民政府法制部门审查同意。
第五章 决定和公布
第二十八条 规范性文件草案应当经市人民政府常务会议审议。
第二十九条 市人民政府常务会议审议规范性文件草案时，由市人民政府法制部门汇报审核协调情况，由起草单位作起草说明，相关部门列席会议。
规范性文件草案经会议审议通过或原则通过后，市人民政府法制部门应当根据会议提出的意见对规范性文件草案进行必要的修正，形成规范性文件审定稿，经秘书长审核，由市长签署《焦作市人民政府令》，公布施行。
第三十条 拟由市人大常委会审议的，经市人民政府常务会议讨论后以市人民政府名义呈送市人大常委会批准后，再予公布。
第三十一条 市人民政府决定公布的规范性文件，《焦作日报》、《焦作市人民政府公报》和焦作市人民政府公共信息网应及时全文登载，市广播电视单位应及时发布消息。对公布的规范性文件，市人民政府法制部门和负责实施的部门负责人可以答记者问的形式进行宣传，《焦作日报》应配合刊发有关评论文章。
《焦作日报》、《焦作市人民政府公报》、焦作市人民政府公共信息网是经市人民政府指定和授权的公布规范性文件的媒体，未经市人民政府批准，其他媒体不得擅自刊登。
市人民政府法制部门负责编印的《焦作市人民政府令》文本和市人民政府办公室编印的《焦作市人民政府公报》刊登的规范性文件为标准文本。
第六章 解释与备案
第三十二条 规范性文件有下列情况之一的，由市人民政府解释：
（一）规范性文件的制定需要进一步明确具体含义的；
（二）规范性文件制定后出现新的情况，需要明确适用规范性文件依据的。
规范性文件解释由市人民政府法制部门制定，经市人民政府市长批准后予以公布。
规范性文件的解释同规范性文件具有同等效力。
第三十三条 规范性文件执行中的具体问题由负责实施的主管部门解释，接受市人民政府法制部门的审查和监督。
第三十四条 自规范性文件公布之日起30日内，市人民政府法制部门应当按照有关规定向省人民政府法制机构和市人民代表大会常务委员会报送备案。
第三十五条 公民、法人或其他组织认为规范性文件同法律、法规、规章相抵触，或者认为文件内容已不符合实际情况的，可以书面向市人民政府提出审查建议，由市人民政府法制部门研究处理。
第七章 其他
第三十六条 本规定第六条第（三）项、第（四）项所列形式的规范性文件，因工作开展确需制定的，由市人民政府法制部门审查和协调后，交市人民政府办公室按照其他行政文件制定程序办理。
以市人民政府或市人民政府办公室名义公布的其他行政文件，如有涉及法律和行政规范性内容的，由市人民政府秘书长批转法制部门从法律角度进行审查后，交市人民政府办公室进行公文处理。法制部门应在5个工作日内提出审查意见。
第三十七条 规范性文件的组织实施部门，应做好组织实施和执行情况反馈工作，并在规范性文件发布后6个月内，向市人民政府法制部门报送实施情况报告。市人民政府法制部门应当会同实施部门定期对规范性文件的实施情况进行检查评估。
市人民政府法制部门应当建立对规范性文件执行情况的监督检查制度。对实施不力的，可向有关实施部门或单位下达整改通知；对拒不改正的，可请示市人民政府予以通报批评，并向市人民政府报告监督检查情况和提出处理意见。
第三十八条 市人民政府法制部门应经常组织对规范性文件进行清理，发现公布的文件与新公布的法律、法规、规章的规定不一致的，或者与法律、法规、规章相抵触的，应当要求有关部门提出修改或废止的意见和建议，或者组织部门修改。原起草单位或职能变更后的机关应当负责地进行修订。
修改、废止规范性文件的程序，参照本规定执行。
第三十九条 违反本规定，有下列行为之一的，由市人民政府法制部门责令限期改正，拒不改正的，给予通报批评；给行政管理造成严重影响的，由法制部门提请市人民政府依法追究责任单位领导人和直接责任人的行政责任：
（一）起草单位未按计划完成起草任务，又不说明理由，致使规范性文件制定工作受到严重影响的；
（二）无正当理由逾期对规范性文件征求意见稿不反馈意见的；
（三）不按政府法制部门的要求参加规范性文件协调会议的；
（四）其他违反本规定的行为，致使规范性文件制定工作受到严重影响的。
第四十条 编辑出版规范性文件汇编，由市人民政府法制部门参照《法规汇编编辑出版管理规定》的有关规定执行。规范性文件的外文译本，由市人民政府法制部门组织翻译并审定。 第四十一条 市财政部门应当按年度拨付规范性文件专项经费，用于规范性文件的调研、论证、听证、印发、公布、翻译、汇编及其他有关工作。
第八章 附则
第四十二条 本规定第十三条所称“紧急情况”是指：
（一）发生自然灾害、流行性疾病或其他意外事故，危及较大范围公共安全的；
（二）执行上级行政机关的紧急命令和决定的。
因紧急情况突发需要制定、修改或者废止规范性文件的，可不经过立项、征求意见等程序，直接由市人民政府法制部门和相关职能部门共同起草、审核，形成草案后提交市人民政府审议。
第四十三条 县市区人民政府制定、发布具有普遍约束力的决定、命令以及其他规范性文件，参照本规定执行。
第四十四条 本规定由市人民政府法制部门负责解释。
第四十五条 本规定自2005年1月1日起施行。市人民政府1991年颁布的《焦作市人民政府规范性文件制定程序暂行办法（焦政［1991］35号）》同时废止。